El objetivo es mejorar las prácticas encaminado a ofrecer servicios de calidad
En una jornada que incluyó un foro de diálogo y una exposición didáctica de las buenas prácticas en la atención a usuarios en todos los espacios de la Universidad de Guadalajara (UdeG), la Coordinación General de Recursos Humanos (CGRH) de esta Casa de Estudio presentó en el edificio Valentín Gómez Farías, la guía: El ABC de la atención a usuarios en las áreas de Control Escolar de las Escuelas Preparatorias del Sistema de Educación Media Superior (SEMS).
Durante el acto, al que acudieron los responsables de dichas áreas de las Prepas UDG y los propios del Sistema, el maestro Jorge Arturo Serrano Hernández, de la CGRH; la licenciada Diana Gómez Guerrero, directora de Trámite y Control Escolar del SEMS; y el maestro Alan Santiago Cortés Godínez, oficial mayor de la Preparatoria 11, dialogaron en un foro abierto en torno a las oportunidades y desafíos que presenta el control escolar en la Universidad, área en la que coincidieron, es la primera cara de la institución ante las y los usuarios que son los alumnos y sus familias.
Serrano Hernández expuso que la importancia del control escolar es ofrecerles la mejor atención y acompañamiento a las y los jóvenes; de igual forma puntualizó que los principales retos que se han enfrentado son los avances tecnológicos y la adaptación a las nuevas realidades y en el mismo sentido, detalló que lo ideal es que para el corto y mediano plazo dichas dependencias puedan apoyarse en su totalidad de las herramientas tecnológicas, con el fin de que el personal deje de lado los procesos administrativos para fungir como orientadores que brinden un servicio humano y de cercanía.
“Para 2030 imagino que podrá ser un área de automatización y digitalización. Que el personal que está en estas oficinas sea de orientación. Ahora con la Inteligencia Artificial (IA) podemos aprovecharla para desarrollar los sistemas de información y que los trámites sean efectuados por los propios estudiantes. Ahora mismo vemos un gran avance con la presentación de la herramienta LEO, la cual sustituirá al SIIAU”.
Por su parte, Diana Gómez agregó que otro de los objetivos de Control Escolar debe enfocarse a dejar por completo el papel y apoyarse en la digitalización de los documentos; de igual forma a apostar por la descentralización de los procedimientos con la meta de hacer eficiente la agilización de los procesos. Alan Cortés dijo que, en ese sentido, las áreas de Control Escolar no sólo deben acompañar sino a su vez brindar conocimientos a los usuarios en torno a los trámites.
Posterior a esto, la maestra Margarita Rodríguez y la doctora Sandra Rubio, de la CGRH de la UdeG presentaron la guía El ABC de la atención a usuarios en las áreas de Control Escolar de las Escuelas Preparatorias del Sistema de Educación Media Superior, misma que calificaron como una alternativa que lleve a ofrecer un servicio de calidad, mismo que no sólo sea benéfico para las y los usuarios, sino también al personal mismo puesto que el fin es beneficiar el trabajo y evitar que las labores afecten en la salud emocional.
El contenido de la guía se divide en tres etapas, las cuales son: Atender los requerimientos del usuario, Gestionar el servicio requerido del usuario y Obtener la satisfacción en el servicio. Destaca las funciones de dichas áreas, que van de la atención escolar, la de primer ingreso y lo relacionado al servicio social. En ese sentido, se destacó la matrícula a Prepas UDG para el periodo 2023-2024, que constó de 189 mil 688 jóvenes, por eso hablaron de la necesidad de aplicar procesos de estandarización para favorecer en los resultados de manera positiva.
La guía tiene su origen en un estándar denominado ECO305, enfocado a la prestación de servicios de atención a clientes, regulado por el Consejo Nacional de la Normalización y Certificación de Competencias Laborales (CONOCER). Uno de los principales saberes consiste en hacer consciencia de la percepción que tienen los usuarios del servicio que ofrece la Universidad a través de esa vía.